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绵阳吉美保洁公司提供新办公室搬迁全过程注意事项

作者 绵阳吉美保洁公司 来源 本站原创 发布时间 2011-12-14 02:28:10

办公室因其场合的特殊性,在搬迁时需要注意到的事项和其他类型的搬迁有很大不同,甚至是复杂。下面就办公室搬迁常见的不可忽视的要点做一下说明:

  一、公司外部

  1、办公新址的选定。根据公司总体情况选定合适的写字楼,可与写字楼代理公司合作及写字楼销售人员磋商,一般要经过选楼、看楼、谈判、签合同、收楼等步骤。

  2、办公新址的装修。通过装修竞标也可直接联系专业程度高信誉好的装修公司,根据公司具体情况和要求进行装修图纸的设计。

  3、保洁公司的选择。目前林林种种的保洁公司让人很拿捏不准,此时应该“货比三家”,需要留意保洁公司的声誉、可托性、工作表现记实、顾客回馈几索赔服务等。尤其关注保洁公司是否愿意出示书面报价,提供书面报价的公司信誉方面相对较好。

  4、信息系统的设置。好找一家电信代办服务公司搞定所有与此次搬迁有关的电信和网络问题。包括交换机移机、新电话线路申请、旧电话线路取消、语音信箱申请、网络线路迁移、网络系统重设以及强弱电布线设置等。这关系到多久公司能恢复正常的业务运营。

  5、办公耗品。采购需要更换的办公家具和用品,或许还要到二手市场淘汰部分旧家具等。

  6、新办公环境。了解新办公周边环境,提前告知全体员工相关事项:交通状况、乘车路线,餐厅、医院、银行等服务或娱乐场所的分布情况。

  7、不可控因素。主要是指保洁当日出现的恶劣天气或者其他自然灾害,以及交通拥堵问题带来的成本费用等其他非可控因素,这需要和保洁公司在签订合同时应作出相应权责说明。

  二、公司内部

  1、公司相关行政部门应成立统筹小组,负责整个搬迁过程的协调。

  2、通知全体员工搬迁事宜。

  3、公用的办公设备先整理打包,贴上标签便于识别。员工的文档和文件资料好自己整理,标注部门、姓名,以防丢失。

  4、办公家具让专业人员进行拆组和安装。

  5、所有物品整理打包后,拆除装修材料,恢复办公司原貌(某些写字楼代理公司的要求)

  6、公司执照的变更、迁址通知的发布、通知员工在新办公区的具体座位和新分机号码。

  三、搬运过程。

  1、分配专人押车,看送用品。

  2、各部门负责人要在物品搬出前和搬入后和保洁公司负责人一一清点无误。

  3、分类装车,先装办公桌椅,后运办公设备和员工资料。

  4、装卸时应注意磕碰,轻抬轻放。

  四、办公新区安置。

  1、整理安放办公设备。

  2、检点办公用品。

  3、结算保洁费用

  4、清洁后开始办公。

  5、各部门负责人应注意员工在新办公区的环境适应性。

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